Provincia di Pesaro e Urbino

APPALTO PLURIENNALE PER LA GESTIONE INTEGRATA DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE – ANNI 2018-2023

        PREMESSA 

L’amministrazione Provinciale di Pesaro e Urbino, limitatamente a quanto di competenza ed in relazione all’assetto giuridico di riferimento in materia di realizzazione e manutenzione degli immobili destinati alla fascia scolastica superiore di secondo grado, affronta (dal 2002) la gestione del proprio patrimonio edilizio oltre che degli immobili di proprietà Comunale, trasferiti in “uso gratuito” con specifiche Convenzioni nel 1998 e utilizzati come sedi delle Istituzioni Scolastiche (art.  3 comma 1 lettera b della Legge n. 23 del 11/01/2006), attraverso l’appalto di “servizi”.

L’esperienza dell’appalto di servizi rappresenta una metodologia di gestione efficace e collaudata che si basa sulla gestione integrata degli interventi manutentivi attraverso strutture esterne costantemente dirette e vigilate dall’Ufficio Manutenzione del Servizio Edilizia, si propone di ripercorrere questa direttrice. Di fatto, in previsione della scadenza dell’appalto in essere, si è proceduto ad un nuovo appalto integrato per una serie di servizi, fra i quali spiccano il riscaldamento e la manutenzione.

Occorre accennare che, in riferimento  alle indicazioni di indirizzo politico fornite in più occasioni in merito alla volontà di rivedere complessivamente la gestione calore e la riconversione energetica del patrimonio dell’Ente, questo Servizio 6 ha elaborato le “Prime linee guida e indirizzi  per la riconversione energetica e rinnovabile del patrimonio immobiliare di competenza della Provincia di Pesaro e Urbino”.

Le linee guida proposte hanno come finalità  quella di indirizzare il nuovo Bando per appalto pluriennale per la gestione del calore e manutenzione integrale del patrimonio immobiliare dell’ente che dovrà accompagnare progressivamente alla riconversione di tutti gli impianti di riscaldamento e degli impianti illuminanti. Parallelamente, anche l’attività manutentiva  e gestionale del patrimonio verterà necessariamente all’implementazione degli stessi al fine di raggiungere, nell’arco dei prossimi anni, ad aver un patrimonio immobiliare di competenza rinnovato nella gestione del calore e dell’energia elettrica e aver contribuito nella riduzione delle emissioni di gas serra e ridurre l’utilizzo delle fonti fossili.

Considerato che l’appalto quinquennale per la manutenzione integrata del patrimonio immobiliare di competenza della Provincia di Pesaro e Urbino (anni 2011– 2016), affidato all’A.T.I. CPL Concordia Società Cooperativa (mandataria) – Gambini Mario s.r.l. (mandante) con Determinazione n. 729/2011 e di cui al contratto, Rep. 11235 del 20.05.2011, avente scadenza fissata in data 01/05/2016, è stato prorogato fino al 31/12/2018;

Rilevato che non sono state attivate, entro i limiti temporali previsti dalla vigente normativa in materia (art. 57 del D.Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii.) e contemplati nel Capitolato d’Oneri (art. 27 del Volume I – Parte Generale) le procedure previste per la “ripetizione” di servizi analoghi;

Rilevato, altresì, che nel periodo di proroga alla sopraccitata A.T.I. sono state attivate le procedure per l’adesione alla convenzione Consip denominata “Servizio Integrato Energia 3” per la gestione del Servizio in parola e che per motivazioni tecniche, operative e finanziarie non è stato possibile procedere in tale direzione;

quest’Amministrazione ha avviato nel maggio 2017 le procedure per l’espletamento della gara per l’aggiudicazione dell’ “Appalto pluriennale per la  gestione integrata del patrimonio immobiliare della Provincia di Pesaro e Urbino”.

Il nuovo servizio di gestione ha durata quinquennale (2018-2023) e dovrà gestire il citato patrimonio, costituito da 40 complessi edilizi; di cui: 19 edifici scolastici ricevuti in gestione ai sensi della Legge 23/96, 15 edifici scolastici di proprietà e 6 edifici destinati a uffici e sedi Amministrative della Provincia (si veda Elenco Edifici - allegato A).

Per predisporre l’appalto si è fatto riferimento all’indagine conoscitiva redatta nel contesto degli appalti precedenti che descrive preliminarmente lo stato di fatto e di seguito affronta lo studio di fattibilità per l’adeguamento normativo degli edifici; ci si è basati inoltre sui dati e le schede di rilievo, nonché sulle conoscenze derivanti dal confronto su tematiche di facilities management, dall’impiego di tecnologie informatiche e dall’esperienza pluriennale nell’applicazione di questo modello gestionale, capace di implementare quel modello di Pubblica Amministrazione orientata all’utente, fornitrice di servizi, creatrice di valore “pubblico”, tanto auspicato dalle moderne organizzazioni e sperimentato sul campo da questo Ente.

Di seguito si è resa necessaria un elaborazione contabile finalizzata alla pianificazione dei costi ripartiti per annualità, in relazione alle somme disponibili negli esercizi finanziari di Bilancio; inoltre la fase progettuale ha contemplato la redazione del Capitolato d’Oneri, del Codice comportamentale per lavorare in sicurezza; infine sono state impostate le procedure di appalto, il bando di gara e la pubblicazione.

        VANTAGGI PRODOTTI DALL’INNOVAZIONE

L’appalto di servizi si occupa di tutto quello che serve per far funzionare un edificio e consentire a chi lo usa o vi lavora di poter svolgere la propria attività senza problemi. La gestione della manutenzione di un patrimonio di un Ente territoriale consiste essenzialmente nel gestire il processo che parte dal sorgere dell’esigenza manutentiva e finisce nella memoria storica degli interventi fatti, passando attraverso l’esecuzione (o meno) dell’intervento; il tutto, cercando di far fare a ciascuno i compiti in cui riesce meglio, ai fini di condurre il Servizio nel modo migliore: al pubblico l’espressione della volontà e il controllo, e al privato l’organizzazione ed esecuzione, coordinando il tutto in una gestione unitaria.

Con il “facility management” nell’ambito della manutenzione è maturata un’importante evoluzione, attraverso la transizione dai processi tradizionali di mera esecuzione di lavori alla gestione integrata di tutto il processo manutentivo, rivolto in primo luogo al soddisfacimento dell’utente (cittadino) e, secondariamente, ai vantaggi operativi, alla trasparenza, alla qualità del servizio, alla capacità di programmazione e controllo delle diverse attività e all’ottimizzazione dei risparmi energetici.

La manutenzione integrale funziona con regole proprie, genera aspetti importanti  e produce alcuni interessanti vantaggi:

• custodia dei beni e monitoraggio per la pubblica incolumità;
• informatizzazione Servizio Edilizia con software esclusivo e dedicato;
• informatizzazione Istituti Scolastici con sito Web dedicato;
• censimento e anagrafica degli edifici continuamente aggiornata;
• aggiornamento del data base e del processo informatico manutentivo;
• rendicontazione esigenze manutentive, programmazione interventi e aggiornamento “registro edificio";
• efficienza dell’ente Provincia, mediante attività manutentive costanti, cicliche e programmate;
• gestione centralino telefonico (n° verde);
• gestione degli impianti termici e gestioni impianti speciali;
• gestione “manutenzione programmata”;
• gestione “manutenzione riparativa a misura”;
• disporre di una buona qualità del servizio, che, come si evince dai questionari compilati annualmente dall’utenza, ha riscosso giudizi positivi in merito al trend;
• rapporti con i fornitori di fiducia dell’Amm.ne delegati all’A.T.I. e garanzia d’affidamento lavori per tutta la durata dell’appalto.

Inoltre, date le ristrettezze economiche con cui gli Enti locali devono confrontarsi e la conseguente ricerca di strumenti e tecniche di finanziamento “alternativi”, l’operazione di ripetizione del servizio di gestione, potrebbe generare alcuni profitti di tipo economico:

1. mantenere inalterati i costi gestionali per tutta la durata pluriennale dell’appalto;
2. ridurre i costi attraverso il crono-programma degli interventi;
3. diminuzione micro-appalti e atti amministrativi con conseguente notevole snellimento burocratico;
4. ottimizzazione impianti termici attraverso il Telecontrollo;
5. acquisto combustibile delegato alla ditta aggiudicataria dell’appalto, che detiene un maggior potere di acquisto;
6. progettazione lavori a costo zero (da Capitolato tutte a carico dell’aggiudicatario);
7. possibilità di impiego fondi Comunitari attraverso pratiche progettuali a costo zero;
8. riduzione costo Personale dipendente Amm. ne Prov. le;
9. pagamenti dilazionati in rate trimestrali dall’esecuzione lavori.

        DESCRIZIONE DELL’APPALTO DI SERVIZI

Costituisce oggetto dell’appalto la fornitura del servizio globale di gestione calore nonché di gestione della manutenzione del patrimonio edilizio ed impiantistico dell’Amministrazione, in modo da mantenere costantemente la funzionalità degli edifici in gestione all’uso cui sono destinati.

Oltre alla gestione, fanno, parte dell’appalto, la fornitura di una pluralità di servizi che si articolano in una gestione tecnica per la programmazione e rendicontazione delle manutenzioni ordinarie e programmate, ed inoltre nella gestione del servizio che deve garantire la pubblica incolumità con il monitoraggio degli edifici ed impianti e, concludendo succintamente, nella gestione dell’anagrafe manutentiva e del sistema informativo al fine di conoscere in tempo reale l’iter del processo manutentivo, dal sorgere dell’esigenza alla sua memoria storica.

Il patrimonio edilizio comprende anche –per quanto riguarda la sola gestione calore- alcuni edifici collegati e riscaldati dalla stessa centrale, ma di altra proprietà ed uso: l’assuntore dovrà attivare una procedura che permetta di recuperare gli importi del “riscaldamento” relativi a questi porzioni di edifici che non sono a carico dell’Amministrazione Provinciale.

        MODALITA’ D’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE

L’appalto misto di servizi e lavori è regolato dalle disposizioni generali legislative, regolamentari e normative relative ad appalti di servizi contenute nel D.Lgs. 18 Aprile 2016, n. 50, coordinato con il D.Lgs. 19 Aprile 2017, n. 56, nonché dal Regolamento per la disciplina dei contratti del Committente e dalle norme del Codice Civile.

Dovranno essere rispettate le disposizioni sulla sicurezza nei posti di lavoro, contenute nel D.Lgs. n. 81/2008, tenendo conto che si andrà ad operare con criteri mobili in ambienti di lavoro quali le scuole o gli uffici; il ché comporta per l’Assuntore particolari attenzioni e oneri di coordinamento a suo carico.

L’appalto fa inoltre riferimento alle Norme UNI emanate ed in vigore e relative alla manutenzione e gestione di patrimoni immobiliari.

L’esecuzione dell’appalto è soggetta all’osservanza delle norme del Contratto e del Capitolato Speciale d’Appalto nonché delle norme contenute nelle Leggi, Regolamenti, Disposizioni e Circolari governative, prefettizie, regionali, provinciali o comunali e di ogni altra autorità legalmente riconosciuta, che comunque abbiano attinenza con l’appalto in oggetto, siano esse in vigore all’atto dell’offerta, siano esse in emanate durante il corso dei lavori, senza che per questo spetti una particolare indennità all’appaltatore.

Per tutto quanto non sia stabilito con le norme del Capitolato Speciale d’Appalto, si fa riferimento alle vigenti disposizioni di Legge ed in particolare al Codice degli appalti D.Lgs. 18 Aprile 2016, n. 50, coordinato con il D.Lgs. 19 Aprile 2017, n. 56, per la parte riguardante gli appalti misti di lavori e servizi e, se e per quanto applicabili e/o per analogia, a quelle del Capitolato di Appaltatore per opere di competenza del Ministero dei LL.PP. n. 145 del 19 Aprile 2000 e ss.mm.ii., e comunque solo per quanto non sia in contrasto con quanto stabilito in capitolato.

Per tutto quanto non espressamente richiamato sopra, si rimanda al Codice Civile ed in particolare al libro 4° titolo 3° capo 7 (“Dell’Appalto”) e riferimenti. Si richiamano inoltre le prescrizioni contenute nelle Norme UNI EN 9000 – 9001 – 9004 – 2000.

L’assuntore è tenuto ad osservare il trattamento economico e normativo stabilito dai contratti collettivi nazionali e territoriali in vigore per il settore o per la zona nella quale si svolgono gli interventi. E’ altresì responsabile in solido dell’osservanza delle norme anzidette da parte degli appaltatori / subappaltatori anche nei confronti dei loro dipendenti per la prestazioni rese.

La gara di appalto si configura come un Pubblico Incanto ed è stata espletata con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa e delle proposte migliorative del servizio formulate dall’assuntore in fase di gara.

Il Servizio oggetto dell’appalto è definito dal Capitolato d’Oneri e dalle citate proposte migliorative del Servizio formulate dall’assuntore.

Il patrimonio edilizio della Provincia di Pesaro ed Urbino, in totale 32 scuole, è distribuito in 9 comuni: i Licei (16), gli Istituti Professionali (5), gli Istituti Tecnici (11) sono dislocati nei comuni di Pesaro, Fano, Urbino, Urbania, Sassocorvaro, Cagli, Pergola, Piobbico e Fossombrone.
La consistenza di questi edifici ammonta a 176.000 mq di superficie interna, 623.000 mc di volume totale, 165.000 mq di superficie scoperta (cortili, parcheggi e aree sistemate a verde), 87.000 mq di coperture a falda o piane, 153.000 mq di pareti verticali esterne e 37.000 mq di superficie vetrata.

Il Global Service
Nel 2002  l’amministrazione provinciale ha affidato al Global Service i seguenti servizi:

• gestione tecnica;
• gestione calore;
• gestione edile;
• gestione impianti speciali.

La parte qualificante il Global è rappresentata proprio dalla gestione tecnica, attraverso la quale l’amministrazione ha garantito una serie di servizi fondamentali. Il gestore infatti deve garantire a mero titolo esemplificativo la corretta stesura di tutti i Piani della Sicurezza per le lavorazioni e manutenzioni, il monitoraggio strutturale di tutti gli edifici, la valutazione del rischio amianto, l’organizzazione di tutte le attività periodiche e programmate attraverso lo strumento del registro dell’edificio, la progettazione di ogni intervento richiesto e l’aggiornamento immediato dell’anagrafica.
La gestione calore rappresenta la parte più significativa a livello economico e garantisce all’amministrazione impianti termici a norma, condizioni di confort ambientale senza sprechi energetici,  assunzione del ruolo del Terso Responsabile e tutte quelle operazioni di manutenzioni ordinarie e di gestione previste dalla normativa vigente.
La gestione edile prevede tutta una serie di operazioni programmate periodiche che interessano le murature dell’edificio, l’impianto idrico sanitario, quello elettrico, la manutenzione di porte, finestre ecc..
La gestione impianti speciali riguarda nello specifico Ascensori, Montacarichi, Verde, Illuminazione d’emergenza, Pompe di sollevamento, Cabine elettriche, Gruppi elettrogeni, Tvcc, Antincendio Centralino, Telefonia, Antintrusione.
Il contratto prevede un compenso a “canone” per ogni tipologia di gestione, relativo a tutta una serie di operazioni programmate che devono essere svolte ed ovviamente rendicontate all’Amministrazione. La rendicontazione avviene sia su supporto cartaceo che informativo. Annualmente le operazioni che vengono richieste ed eseguite sono circa 25.000 per tutte le tipologie di servizi e su tutti gli edifici oggetto d’appalto. Per tutte le esigenze che dovessero insorgere, l’Amministrazione ha a disposizione delle somme per autorizzare interventi “a misura”.

Obiettivi raggiunti
Gli obiettivi che si sono conseguiti con l’esternalizzazione del servizio sono riassumibili in tre macro categorie, tutte derivate dall’innovazione:

• INNOVAZIONE DI PROCESSO

Anagrafica completamente informatizzata e digitalizzata. Tutti gli edifici sono stati censiti in ogni componente.
Telecontrollo in tutte utenze per ottimizzazione impianto di riscaldamento. Tutti gli impianti termici sono dotati di telecontrollo che permette una gestione più accurata, minori sprechi energetici
Diminuzione dei lavori a misura per riparazioni nel corso degli anni. Dal 2002ad oggi, si è avuta una diminuzione di circa il 43% delle chiamate a guasto. Questa è la conseguenza di tutte le attività manutentive programmate che si svolgono durante l’anno. Il doppio beneficio di tutto questo consiste nella diminuzione dei costi (ad attività a gusto corrisponde un lavoro a misura, ad attività manutentive programmate corrisponde un canone fisso ed invariabile) ed un innalzamento del livello qualitativo degli edifici.

• INNOVAZIONE ENERGETICA

Metanizzazione di tutte le utenze con diminuzione di emissioni inquinanti.
Auto sufficienza energetica degli uffici della Provincia, attraverso l’istallazione di un impianto fotovoltaico da 20kWp.
Rifacimento con isolamento termico di 18 coperture (tetti).

• INNOVAZIONE TECNOLOGICA

Il gestore, attraverso indagini di monitoraggio, ha evidenziato all’Amministrazione, l’ubicazione e l’esatta consistenza dell’amianto all’interno degli edifici. Ha progettato lo smaltimento, ha ottenuto i necessari permessi dagli Enti competenti e, attraverso una serie di interventi mirati (57), è stato eliminato l’amianto da tutte le scuole.
Si è innalzato il livello di sicurezza degli edifici attraverso 3 interventi di adeguamento sismico e tramite l’ottenimento di 16 CPI (Certificati Prevenzione Incendi). Le pratiche e gli interventi sono state integralmente gestite dall’Amministrazione Provinciale, attraverso lo strumento del Global.
Teleriscaldamento di due Campus Scolatici, uno a Pesaro (circa 4.400 studenti - 4 scuole) ed uno a Fano (1.800 studenti - 3 scuole).